Egyszerű üzleti folyamatkezelés

Jelenlegi hely

Címlap

Egyszerű üzleti folyamatkezelés

2015. okt. 07. Stefán Tamás 0 Hozzászólás
Az előző bejegyzésben javasoltam két remek eszközt, melyek segítségével megkönnyíthetjük a munkánkat. Az egyik az Evernote volt, mely tulajdonképpen egy digitális munkaasztallá nőtte ki magát, a másik pedig a Trello, mely a To-Do szoftverek egy zseniális újraértelmezése.
Mi a Numexnél bevezettük a Trello-t és minden munkavállalónak vásároltunk egy-egy üzleti előfizetést. Még nem használjuk nagyon hosszú ideje, de látszik, hogy ez lesz az a szoftver, melyre a belső folyamatokat építeni fogjuk.

Miért gondolom így?

Véleményem szerint a Trello a legtöbb mikro és kisvállalkozás számára egy olyan megoldást tud nyújtani, mely sokkal rendezettebbé teszi a belső folyamatokat. Mielőtt megosztom veled mi hogyan használjuk a Trello-t, tisztázzunk egy pár fogalmat.

A kártya

Aki szereti a kis sárga cetliket a monitorra ragasztani, az a Trello-t imádni fogja, ugyanis a Trello alapeleme a kártya. A kártya egy feladatot testesít meg. Van címe, leírása, lehet hozzá megjegyzéseket fűzni, határidőt beállítani, dokumentumokat csatolni és címkézni. Alapvetően egy feladatot, olyan egységet testesít meg, amit önállóan lehet kezelni.

A lista

A kártyákat listákba lehet szervezni. Ami szenzációs a Trello-ban az az, hogy a kártyákat a listában fogd és vidd módszerrel lehet mozgatni. Tehát ha egy feladat fontosabb, akkor azt a listában előre lehet mozgatni. Ugyanezzel a módszerrel lehet a  kártyákat egy másik listába is áthelyezni.

A tábla

A listákat táblákban gyűjtjük. Úgy képzeld el, mintha lenne egy white board és azon a sárga cetliket oszlopokba rendeznéd. A cetli a kártya, az oszlop a lista, a white board a táble. A Trello-ban több board-ot is létrehozhatsz, sőt a board-okat csoportokba rendezheted, mely csoportokat csak bizonyos személyek érhetnek el.

Folyamat szervezés

A fenti elemeket felhasználva nagyon rugalmas, jól kezelhető rendszert lehet kialakítani az üzleti folyamatok kezelésére. Mi igyekeztünk egy egyszerű folyamatot kialakítani. Alapvetően két csoport van: Személyes és Numex Informatika. A Személyes csoportban mindenki a saját privát dolgait kezelheti, melynek nincs köze a vállalkozáshoz. Ilyenek például a megnézendő helyek, bevált receptek, elolvasandó könyvek, stb...
A másik csoport a Numex Informatika csoport. Ebben a csoportban van minden olyan board, mely a vállalkozással kapcsolatos listákat tartalmazza. Minden munkavállalónak van egy saját táblája, valamint van egy Üzlet nevű tábla is.
Nézzük először a Üzlet táblát. Ebben a táblában az alábbi listákat hoztuk létre: Lehetőségek, Ajánlatok, Szerződések, Projektek, Teljesítés, Számlázás, Befejezett.
Ha megkeresnek egy fejlesztési projekttel, problémával vagy bármi olyan kéréssel, melyből bevétel származhat, akkor mint kártya bekerül a Lehetőségek listába. Kap egy címet, rövid leírást és egy címkét, hogy ki a felelőse. Ezután megbeszéljük a csapatunkkal, hogy meg tudjuk-e oldani, tudunk-e értelmes, használható megoldást nyújtani. Ha igen, akkor megjegyzésként hozzáadjuk a kártyához és átemeljük az ajánlatok listába.
Ha szükséges, akkor módosítjuk a felelőst (címke csere). Ezután a kártya címkéjében jelzett felelős kezeli a kártyát. Elkészíti az ajánlatot, elküldi az ügyfélnek. Várja a választ. Ha pozitív visszajelzést kaptunk az ajánlatra, akkor átteszi a Szerződések listába és módosítja a szerződés elkészítéséért felelős személyre a címkét. Az új felelős elkészíti a szerződést, elküldi áttekintésre az ügyfélnek, gondoskodik róla, hogy alá legyen írva. Ha a szerződés létrejött, akkor a kártya átkerül a Projektek listába. Mindaddig ott is marad, amíg a projektvezető nem jelzi, hogy elkészült a projekt, át lehet adni. A projekt elkészülte után átkerül a kártya a Teljesítés listába. Itt megint csak a felelős személy elkészíti a teljesítési jegyzőkönyvet, aláíratja az ügyféllel. Természetesen mindez rugalmas. Nem feltétlenül készül papír alapú teljesítési jegyzőkönyv minden alkalommal. Sokszor elég ha az ügyfél emailben visszajelez, hogy mindent rendben talált, így a kártya átkerülhet a Számlázás listába. Innen értelemszerűen megtörténik a számlázás, és ha a számla ellenértéke megérkezik a bankszámlánkra, akkor a kártya mehet a Befejezett listába.
Természetesen az egész folyamat során minden egyes történést lehet rögzíteni megjegyzések formájában és igyekszünk minden fontos információt a kártya leírásában megadni. Így ha a feladatot egy másik személynek kell átadni, akkor a kártya átolvasásával már kap egy átfogó képet a feladat helyzetéről.
Amikor egy kártya a Projekt listába kerül, akkor kezdünk el dolgozni a projekten, ami rengeteg feladatot generál. Itt jönnek képbe a Numex Infomatika csoporton belüli munkavállalói táblák.
Minden munkavállalónak van egy saját táblája (ez nem a személyes tábla). Ebben a táblában 4 listát hoztunk létre. Ezek a következők: Hamarosan, Következő, Ezen dolgozom és Befejezett.
Ezekben a listákban lévő kártyák olyan konkrét műszaki, vagy üzleti feladatokat testesítenek meg, mely elvégzése az adott munkatárs felelőssége. Első körben a projekt vezető hozza létre a kártyákat egy leírással. A kártyát a Következő listába helyezzük és a munkavállaló onnan veszi el őket sorrendben és áthelyezi az Ezen dolgozom listába. Ha kész a feladattal, akkor áthelyezi a Befejezett listába. A Hamarosan listát arra használjuk, hogy olyan feladatokat tartsunk nyilván, amelyek nem égetően fontosak, de ha valaki éppen kifogyott a projekt feladatokból és nem tud mit csinálni, akkor onnan tud elvenni magának egy feladatot.
A legjobb a fenti rendszerben, hogy teljesen rugalmas. Ha valamin dolgozom és úgy látom, hogy most nem tudom befejezni, vagy nem az én szakterületem, akkor egyszerűen át tudom helyezni egy kollégám Következő listájába, hogy ő dolgozzon vele tovább. Mivel a leírásban és a megjegyzésekben ott van a feladattal eddig történt tevékenység, így egyszerűen át tudja venni a munkát, nem kell hosszas megbeszéléseket tartani.
Természetesen ettől sokkal több lehetőséget biztosít a Trello és rugalmasan mindenki számára a saját üzlete által megkövetelt folyamatokat lehet benne kialakítani. Egyéni vállalkozóknak, mikrovállalkozásoknak tökéletes megoldást biztosít.
Stefán Tamás képe

Stefán Tamás

Tamás 2005 óta vezeti a Numex Informatikát Kozma Róberttel. 20 éves tapasztalata van informatikai területen Unix és Linux rendszerek tervezésében, üzemeltetésében, valamint webes rendszerek, weboldalak fejlesztésében. Szabadidejében szívesen utazik, ahová mindig magával viszi az öreg Canon 50D fényképezőgépét.