2 kiváló eszköz, mely segít rendszerezni feladataidat

Jelenlegi hely

Címlap

2 kiváló eszköz, mely segít rendszerezni feladataidat

2015. szep. 02. Stefán Tamás 0 Hozzászólás
Mindannyian ismerjük azt az érzést, mikor reggel íróasztalhoz ülve egyszerűen nem tudjuk mivel kezdjük a munkát, mert annyi teendőnk van. Csak ugrálunk egyik sürgősebb feladatról a másikra. Én már elég sok eszközt és módszert kipróbáltam annak reményében, hogy segíteni tudják a munkámat. Összefoglalom, hogy melyek váltak be.
Igyekszem rendszeresen olvasni időgazdálkodással és személyes hatékonysággal foglalkozó bejegyzéseket. Akármilyen eszközt, szoftvert, megoldást is akarunk használni, nem fog helyettünk dolgozni. A legtöbb szakértő egyetért abban, hogy ki kell alakítani egy olyan napi rutint, melyet ezekkel az eszközökkel megtámogatva növelheted a hatékonyságodat, így adott idő alatt több feladatot tudsz elvégezni, vagy adott feladat mennyiséggel rövidebb idő alatt végzel több szabadidőt szerezve magadnak.
Nincs csodatévő módszer, eszköz, megoldás. Egyetlen egy szabály van: a feladatokat meg kell csinálni és kész. Azonban a folyamatos harc és a végeláthatatlan feladat halmaz hamar megtöri az ember lelkesedését ezért jó ha vannak olyan segítőtársak, melyek támogatnak a munkában. Mielőtt bemutatnám őket megosztok egy-két egyszerű gondolatot melyeket eddig a témában született írásokból leszűrtem.
Tarts rendet az íróasztalodon! Nem! Ne hozd fel az einsein-i idézetet! (Ha egy zsúfolt/rendetlen asztal rendetlen elmét takar, akkor milyet takar egy üres íróasztal?) Több helyen is megjegyzik ennek a jelentőségét. Ha este elpakolsz és rendet tartasz az asztalodon, akkor másnap reggel sokkal nagyobb hatékonysággal tudsz nekikezdeni a munkának. Van valami egy tiszta, rendezett asztalban, mely segít fókuszálni a feladatainkra. Egyébként is sokkal jobb egy rendezett, tiszta környezetben dolgozni, mely nem vonja el a figyelmed és jól érzed magad benne.
Egy másik gondolat, melyet fontosnak érzek az az, hogy kezdd azzal a feladattal, mely a legnehezebbnek néz ki és semmi kedved hozzá. Azzal kezdd, mely úgy néz ki mint a legundorítóbb varangy. Járd körbe! Mérd fel! Ragadd meg és nyeld le! Hidd el, ha túl vagy rajta, sokkal nagyobb lendülettel fogsz foglalkozni a többi már-már kikapcsolódásnak tűnő feladatoddal aznap.
Sok eszközt próbáltam már a feladataim és teendőim szervezésére, de most kettő látszik olyannak, melyeket valószínűleg hosszú távon fogok használni.
Ezek közül az egyik a Trello. A Trello egy weben, valamint az összes fontosabb platformon keresztül elérhető feladatkezelő. Ez egy olyan, akár több felhasználó együttműködését is biztosító, eszköz, mely a projektjeinket táblákba szervezve tárolja. A táblákon belül listákat lehet kialakítani, melyekbe lehet feladatokat szervezni. Mindezt drag&drop módszerrel, látványos és élvezetes módon. Nem bonyolít túl semmit. Annyira egyszerű amennyire csak lehet. Ha a feladatoknak csak címet adunk, már úgy is egy nagyon jól használható rendszert kapunk. Természetesen lehet határidőt, címkét, részletes leírást, megjegyzéseket hozzáadni egy-egy feladathoz. Egy üzleti előfizetéssel a vállalkozás összes alkalmazottját be tudjuk vonni a feladatok kezelésébe. Lehet egymás között megosztani a munkát.
A másik eszköz, melyet sokat használok az Evernote. Ez is elérhető weben, valamint a főbb platformokon. Mikor először találkoztam az Evernote-al, azt gondoltam, milyen jó ötlet volt ezt az eszközt megcsinálni! Egyszerűen egy kiválóan kidolgozott webes szövegszerkesztő. Azóta természetesen jobban megismertem az Evernote-ot és rájöttem sokkal többet jelent egy egyszerű szövegszerkesztőnél. Segítségével akár teljesen papír nélküli irodát alakíthatunk ki. A Fujitsu-val közösen kidolgoztak egy olyan lapolvasót, mely a dokumentumokat közvetlenül Evernote jegyzetként azonnal betárolja az Evernote fiókodba. A lapolvasónak két verziója van. A ScanSnap Evernote edition, mely az Evernote store-ban vásárolható meg, valamint a rendes Fujitsu ScanSnap iX500. Mindkét lapolvasó PDF formátumban az Evernote-on belül azonnal kereshető formátumban tárolja le a beolvasott dokumentumokat.
 
 
Természetesen mind a két eszköz elérhető Android és iOS platformokon is, így akár utazás közben is dolgozhatunk a dokumentumainkon, vagy lefekvés előtt is rendezhetjük a feladatainkat.
Goggle Plus-on van egy KVV Ügyvezetői AppStore gyűjteményünk, ahol azokat a szoftvereket szedtük össze, melyek segíthetnek a munkádban. Érdemes ott is körül nézni!
Stefán Tamás képe

Stefán Tamás

Tamás 2005 óta vezeti a Numex Informatikát Kozma Róberttel. 20 éves tapasztalata van informatikai területen Unix és Linux rendszerek tervezésében, üzemeltetésében, valamint webes rendszerek, weboldalak fejlesztésében. Szabadidejében szívesen utazik, ahová mindig magával viszi az öreg Canon 50D fényképezőgépét.